Nagrywanie rozmów telefonicznych

REGULAMIN NAGRYWANIA ROZMÓW TELEFONICZNYCH

w Samodzielnym Publicznym Gminnym Zakładzie Opieki Zdrowotnej
w Nowym Wiśniczu

• 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady nagrywania rozmów telefonicznych, w tym cel ich rejestrowania, sposób zabezpieczenia nagrań oraz zasady ich udostępniania w Samodzielnym Publicznym Gminnym Zakładzie Opieki Zdrowotnej w Nowym Wiśniczu, ul. Podzamcze 4, 32-720 Nowy Wiśnicz, NIP: 868-16-48-308, REGON: 851763101 (dalej: „SPGZOZ”).
2. Regulamin ma zastosowanie do wszystkich rozmów przychodzących i wychodzących realizowanych za pośrednictwem służbowych numerów telefonów SPGZOZ.

• 2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach systemu nagrywania rozmów telefonicznych jest Samodzielny Publiczny Gminny Zakład Opieki Zdrowotnej w Nowym Wiśniczu.

• 3. Inspektor Ochrony Danych

1. SPGZOZ wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz wykonywania praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych.
2. Inspektorem Ochrony Danych jest: mgr Izabela Buras, e-mail: iod@przychodnia-wisnicz.pl, przyjęcia po wcześniejszym uzgodnieniu terminu w sekretariacie.

• 4. Dostępność regulaminu i klauzuli informacyjnej

Regulamin oraz klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych są dostępne:

1. na stronie internetowej SPGZOZ: https://przychodnia-wisnicz.pl/ (zakładka „Dla Pacjenta”),
2. w Recepcji SPGZOZ.

• 5. Informowanie o nagrywaniu rozmów

1. Przed rozpoczęciem nagrywania rozmowy telefonicznej rozmówca jest informowany o fakcie rejestrowania rozmowy.
2. Jeżeli rozmówca nie akceptuje nagrywania, proszony jest o zakończenie połączenia.

• 6. Podstawa prawna i cele nagrywania

1. Rejestrowanie rozmów telefonicznych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora) w związku z art. 9 ust. 2 lit. h RODO.
2. Nagrywanie rozmów telefonicznych odbywa się w celu:
   a) rozpatrywania sytuacji spornych pomiędzy personelem SPGZOZ a Pacjentem,
   b) kontroli jakości oraz kompletności informacji udzielanych przez pracowników SPGZOZ.

• 7. Zakres nagrywania

1. Nagrywaniu podlegają wszystkie rozmowy telefoniczne przychodzące i wychodzące realizowane na numery telefonów zewnętrznych SPGZOZ.
2. Rozmowy nagrywane są w czasie godzin pracy SPGZOZ w Nowym Wiśniczu.
3. Rejestracji podlega fonia rozmowy oraz data i czas jej rozpoczęcia i zakończenia.
4. Podczas rozmów mogą być przetwarzane dane osobowe przekazywane przez rozmówcę.

• 8. Awaria systemu

Awaria systemu nagrywania rozmów telefonicznych nie powoduje wstrzymania możliwości nawiązywania i prowadzenia rozmów telefonicznych.

• 9. Wykorzystanie nagrań

1. Nagrania rozmów telefonicznych wykorzystywane są wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane.
2. Nagrania mogą zostać udostępnione innym podmiotom wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami powszechnie obowiązującego prawa.
3. Odbiorcami nagrań mogą być w szczególności: podmioty uprawnione na mocy przepisów prawa (np. organy ścigania, sądy) oraz podmioty przetwarzające dane na podstawie umów powierzenia (np. serwis systemu nagrywania).

• 10. Okres przechowywania nagrań

1. Nagrania rozmów telefonicznych są przechowywane przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące od daty nagrania.
2. W uzasadnionych przypadkach związanych z dochodzeniem roszczeń okres przechowywania nagrań może zostać wydłużony o czas niezbędny do zakończenia postępowania, którego przedmiotem jest zdarzenie utrwalone w nagraniu.
3. W takich przypadkach wybrane nagrania mogą zostać zabezpieczone na dodatkowym nośniku danych.
4. Kopia nagrania sporządzona na pisemny wniosek osoby zainteresowanej lub podmiotu uprawnionego przechowywana jest przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące.

• 11. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobom, których rozmowy zostały nagrane, przysługuje prawo:
   a) dostępu do treści swoich danych,
   b) sprostowania danych,
   c) usunięcia danych,
   d) ograniczenia przetwarzania danych,
   e) przenoszenia danych,
   f) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO.
2. Osoby te mają również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznają, że przetwarzanie ich danych osobowych narusza przepisy RODO.

• 12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Na podstawie nagrań rozmów telefonicznych nie są podejmowane zautomatyzowane decyzje, ani nie jest prowadzone profilowanie rozmówców.

• 13. Bezpieczeństwo danych

1. SPGZOZ zapewnia odpowiedni poziom zabezpieczenia danych osobowych przetwarzanych w systemie nagrywania rozmów telefonicznych.
2. Okresowo przeprowadzane są przeglądy sprzętu oraz infrastruktury informatycznej służącej do nagrywania rozmów telefonicznych w celu weryfikacji stosowanych zabezpieczeń.

• 14. Postanowienia końcowe

Regulamin może ulec zmianie w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa lub zasad funkcjonowania systemu nagrywania rozmów telefonicznych.

Administrator Danych Osobowych